第十四章　檔案與檔案工作

　　1、機(jī)關(guān)檔案的含義及其特征是什么

　　答：機(jī)關(guān)檔案是本機(jī)關(guān)在工作活動(dòng)中直接形成的，反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和歷史真實(shí)面貌的，保存?zhèn)洳榈奈淖郑瑘D表，聲像及其他各種方式和載體的歷史記錄；其特征：機(jī)關(guān)檔案形成主體的特定性；機(jī)關(guān)檔案內(nèi)容的相對(duì)穩(wěn)定性，機(jī)關(guān)檔案形式具有規(guī)范性；機(jī)關(guān)檔案所有權(quán)主體的惟一性和管理主體的特定性；機(jī)關(guān)檔案價(jià)值主體的相對(duì)穩(wěn)定性；機(jī)關(guān)檔案的種類(lèi)相對(duì)單一。

　　2、理解機(jī)關(guān)檔案的價(jià)值與規(guī)律

　　答：機(jī)關(guān)檔案的基本價(jià)值是機(jī)關(guān)檔案的原始記錄性，即憑證價(jià)值和參考價(jià)值，機(jī)關(guān)檔案的價(jià)值規(guī)律：機(jī)關(guān)檔案作用的時(shí)效律較強(qiáng)而擴(kuò)展律較弱；機(jī)關(guān)檔案機(jī)密性較強(qiáng)而社會(huì)性較弱；機(jī)關(guān)行政作用較強(qiáng)而科學(xué)作用較弱；機(jī)關(guān)檔案的價(jià)值實(shí)現(xiàn)依然遵循“檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)條件律”，但其更具有內(nèi)部性；機(jī)關(guān)檔案的憑證價(jià)值與參考價(jià)值并重；機(jī)關(guān)檔案的現(xiàn)實(shí)價(jià)值與歷史價(jià)值并重，但更強(qiáng)調(diào)其現(xiàn)實(shí)價(jià)值。

　　機(jī)關(guān)檔案的一般作用：檔案是行政管理的查考依據(jù)，是生產(chǎn)建設(shè)的參考依據(jù)，是政治斗爭(zhēng)的必要工具，是科學(xué)研究的可靠資料，是宣傳教育的生動(dòng)素材，是維護(hù)合法權(quán)益的法律憑證等。

　　檔案工作的內(nèi)容：收集，整理，鑒定，保管，檢索，編研，統(tǒng)計(jì)和利用。

　　3、機(jī)關(guān)檔案室的任務(wù)和機(jī)關(guān)檔案工作的特點(diǎn)是什么

　　答：機(jī)關(guān)檔案室的任務(wù)：對(duì)本機(jī)關(guān)文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)文件材料的歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督；接收和保管本機(jī)關(guān)各單位交來(lái)的檔案材料，進(jìn)行必須的整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編目和研究，積極開(kāi)展利用工作，同時(shí)收藏和管理一些有關(guān)的內(nèi)容書(shū)刊等資料，配合檔案提供利用；定期把具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案向檔案館移交；專(zhuān)業(yè)主管機(jī)關(guān)的檔案部門(mén)，應(yīng)根據(jù)本專(zhuān)業(yè)的管理體制，負(fù)責(zé)對(duì)本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。其特點(diǎn)是內(nèi)部性強(qiáng)，業(yè)務(wù)性強(qiáng)，與文書(shū)工作聯(lián)系性強(qiáng)，行政性強(qiáng)。

　　機(jī)關(guān)檔案工作與檔案工作的關(guān)系：機(jī)關(guān)檔案工作是整個(gè)檔案工作的重要組成部分，是國(guó)家檔案事業(yè)的基礎(chǔ)，它是檔案館檔案的主要來(lái)源和不斷得到補(bǔ)充的基地，是國(guó)家檔案事業(yè)的物質(zhì)基礎(chǔ)，其管理水平也直接影響和制約著整個(gè)國(guó)家檔案事業(yè)的發(fā)展。

　　4、如何搞好機(jī)關(guān)檔案收集工作？

　　答：機(jī)關(guān)檔案收集工作含收集內(nèi)容，即檔案的接收和征集兩個(gè)方面，具體指檔案室接收歸檔文件和檔案室補(bǔ)充悼念未歸檔文件；指導(dǎo)思想，即大力豐富和建設(shè)檔案室（館）的檔案庫(kù)藏，是機(jī)關(guān)檔案收集工作的首要任務(wù)，加強(qiáng)本機(jī)關(guān)檔案文件形成和積累情況的調(diào)查和指導(dǎo)工作；積極推行入室（館）檔案的標(biāo)準(zhǔn)化；保證歸檔或入館檔案的齊全完整；維護(hù)全宗和全宗群的相對(duì)完整性；歸檔制度，其內(nèi)容包括：歸檔范圍，歸檔時(shí)間，歸檔文件的質(zhì)量要求，歸檔手續(xù)等內(nèi)容；補(bǔ)充收集。

　　歸檔文件的質(zhì)量要求：1歸檔文件應(yīng)齊全完整；2整理歸檔文件所使用的書(shū)寫(xiě)材料，紙張，裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求，3整理要系統(tǒng)，要遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同保存價(jià)值，便于保管和利用。

　　制定文件歸檔制度的一般要求：1必須符合國(guó)家有關(guān)文件的規(guī)定要求即合法，2必須符合本機(jī)關(guān)的工作，生產(chǎn)，科研活動(dòng)的實(shí)際，體現(xiàn)本機(jī)關(guān)文件形成的特點(diǎn)和規(guī)律即合實(shí)際，3應(yīng)當(dāng)同本機(jī)關(guān)的其他相關(guān)制度保持內(nèi)容方面的一致性即協(xié)調(diào)統(tǒng)一，4完善歸檔制度的內(nèi)容。

　　5、機(jī)關(guān)檔案整理工作的內(nèi)容與原則是什么 

　　答：內(nèi)容：從作業(yè)流程看，機(jī)關(guān)檔案整理工作的內(nèi)容包括裝訂，分類(lèi)，排列，編號(hào)，編目，裝盒等基本業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)；從整理工作的具體范圍看，有系統(tǒng)排列和編目、局部調(diào)整、全過(guò)程整理三種；其原則是：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用；區(qū)分不同價(jià)值；充分尊重和利用原有的整理結(jié)果。

　　機(jī)關(guān)檔案整理工作的基本任務(wù)：建立檔案實(shí)體秩序，使所保存的檔案有序化，條理化，為整個(gè)檔案管理工作創(chuàng)建秩序化的管理對(duì)象基礎(chǔ)，檔案整理是檔案實(shí)體管理的核心。

　　機(jī)關(guān)檔案整理工作的質(zhì)量要求：1對(duì)破損文件進(jìn)行修裱，主要針對(duì)一些有孔洞，殘缺或折疊處被磨損的文件2對(duì)字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制，3對(duì)超大紙張折疊，4去除易銹蝕的金屬物，5歸檔文件所使用的書(shū)寫(xiě)材料，紙張，裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。

　　6、理解機(jī)關(guān)檔案整理工作流程 

　　答：裝訂，分類(lèi)，排列與組合，編號(hào)，編目，裝盒與排列上架，檔號(hào)，立檔單位與全宗歷史考證。

　　7、理解機(jī)關(guān)檔案價(jià)值鑒定工作的原則、標(biāo)準(zhǔn)和程序 

　　答：其原則是：從國(guó)家和人民的整體利益出發(fā)去衡量檔案的價(jià)值-整體利益原則，這是檔案鑒定工作的指導(dǎo)思想，也是檔案價(jià)值鑒定的基本標(biāo)準(zhǔn)；全面的觀點(diǎn)，歷史的觀點(diǎn)，發(fā)展的觀點(diǎn)，效益的觀點(diǎn)；其標(biāo)準(zhǔn)：檔案的屬性標(biāo)準(zhǔn)，社會(huì)需要標(biāo)準(zhǔn)，相對(duì)價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)，其程序：歸檔時(shí)確定歸檔范圍，同時(shí)剔除無(wú)價(jià)值文件并由文書(shū)處理部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)保存一、二年后銷(xiāo)毀；確定歸檔文件的保管期限，檔案價(jià)值復(fù)審，包括移交復(fù)審和到期復(fù)審。

　　檔案鑒定工作制度的基本內(nèi)容：制發(fā)鑒定檔案的標(biāo)準(zhǔn)文件即檔案保管期限表，檔案鑒定工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，銷(xiāo)毀檔案的批準(zhǔn)和監(jiān)銷(xiāo)制度。

　　檔案統(tǒng)計(jì)工作的步驟：統(tǒng)計(jì)設(shè)計(jì)，統(tǒng)計(jì)調(diào)查，統(tǒng)計(jì)整理，統(tǒng)計(jì)分析四階段。

　　檔案統(tǒng)計(jì)的具體方法主要有：對(duì)比分析，相關(guān)分析與因果分析，靜態(tài)分析與動(dòng)態(tài)分析，綜合分析，系統(tǒng)分析等。

　　8、理解檔案檢索的含義和一般過(guò)程 

　　答：檔案檢索是對(duì)檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)存儲(chǔ)和根據(jù)需要進(jìn)行查找的工作；是開(kāi)展檔案提供利用工作的基本手段，是開(kāi)發(fā)檔案信息資源的必要條件；檔案檢索包括檔案信息存儲(chǔ)和查檢兩個(gè)具體過(guò)程，檔案信息存儲(chǔ)是將檔案中具有檢索意義的特征標(biāo)識(shí)出來(lái)，加以編排，形成檢索工具和檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程，檔案信息查檢是指利用檢索工具查找所需檔案的過(guò)程，檔案信息存儲(chǔ)和查檢是密切聯(lián)系，不可分割的，存儲(chǔ)是查檢的前提，查檢是存儲(chǔ)的目的。

　　9、理解檔案提供利用的途徑和方式 

　　答：檔案提供利用的基本途徑有提供檔案原件，提供檔案副本或復(fù)制品，提供檔案信息加工品三種，常見(jiàn)的檔案提供利用方式有：檔案閱覽服務(wù)；檔案外借服務(wù)；檔案展覽與陳列服務(wù)；制發(fā)檔案復(fù)制本服務(wù)；制發(fā)檔案證明服務(wù)；檔案目錄信息服務(wù)；檔案咨詢(xún)服務(wù)。

　　檔案編研工作內(nèi)容：編輯檔案史料和現(xiàn)行文件匯編；編輯檔案文摘匯編，編寫(xiě)檔案參考資料，編史修志，其特點(diǎn)：研究性，思想性，政策性。

　　現(xiàn)行檔案文件匯編特征：原始性，系統(tǒng)性與易讀性。

　　文摘匯編特點(diǎn)：信息密度高，容量大，引導(dǎo)檔案用戶有針對(duì)性地查閱，出版形式多樣化。

　　組織沿革種類(lèi)主要有：機(jī)關(guān)、地區(qū)和專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)組織沿革； 其內(nèi)容主要有：機(jī)關(guān)，地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的歷史概況行政區(qū)劃，建制變更情況；機(jī)關(guān)的性質(zhì)，任務(wù)，職權(quán)范圍和隸屬關(guān)系，機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置和人員編制的變化情況，機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的任免情況，機(jī)關(guān)名稱(chēng)的變更，印信的啟用與作廢，機(jī)關(guān)辦公地點(diǎn)的遷移等。

　　專(zhuān)題概要特點(diǎn)：主題鮮明，內(nèi)容專(zhuān)一，材料系統(tǒng)，重點(diǎn)突出，體裁靈活，適應(yīng)性強(qiáng)。

　　10、何謂電子檔案？其管理原則是什么 

　　答：電子檔案是指電子文件以代碼形式記錄于磁帶，磁盤(pán)，光盤(pán)等載體，依賴(lài)于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募⑵錃w檔，亦稱(chēng)數(shù)字式檔案，其管理原則是完整性原則，可讀性原則，可靠性原則。

　　11、怎樣收集、整理和保管電子檔案？

　　答：電子檔案收集有兩種方式，一是機(jī)關(guān)檔案室接收各部門(mén)具有查考利用價(jià)值的電子文件歸檔；二是檔案館接收各機(jī)關(guān)形成的具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的電子檔案統(tǒng)一保存，其整理是指在計(jì)算機(jī)中對(duì)文件分門(mén)別類(lèi)，形成一個(gè)邏輯系統(tǒng)的過(guò)程，整理應(yīng)堅(jiān)持有機(jī)聯(lián)系原則與簡(jiǎn)單性原則；分類(lèi)步驟：一，將電子檔案按其形成規(guī)律和自身特點(diǎn)分類(lèi)，通常可分為一般文件，科技文件，數(shù)據(jù)文件，命令文件四種，第二，為各類(lèi)檔案制定各自的分類(lèi)方案，第三，為目錄和文件命名；其保管有電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的要求，必須選擇性能穩(wěn)定，檢索方便，顯示還原容易的載體作為存儲(chǔ)介質(zhì)，保管條件的要求，保管溫度及濕度，環(huán)境方面的要求，日常管理，要統(tǒng)一歸檔，分庫(kù)保管，雙套檔案應(yīng)異地保存，歸檔載體應(yīng)做防寫(xiě)處理，不得擦、劃、觸摸記錄涂層，且應(yīng)直立存放，避光，防塵，防變形，禁止使用來(lái)歷不明的軟件，以名感染病毒，檢索與維護(hù)，定期對(duì)電子檔案形成單位和部門(mén)的設(shè)備更新情況進(jìn)行登記，定期進(jìn)行抽樣檢測(cè)，定期復(fù)制轉(zhuǎn)存。