第十四章

　　中美秘書工作比較

　　秘書是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的，在決策與執(zhí)行期間上傳下達(dá)，處理文書檔案和行政事務(wù)等基本內(nèi)涵是相同的。但從管理實(shí)踐中起到的作用來看，也存在著差異。我國偏重于綜合性公務(wù)服務(wù)，美國則強(qiáng)調(diào)“起到行政助理作用”，并明確提出“秘書實(shí)際上處于負(fù)責(zé)人的地位”，并要“委派更多的責(zé)任”和“要授予更多的執(zhí)行權(quán)力”。可見，兩國秘書在管理系統(tǒng)中的地位與權(quán)責(zé)是有差異的。我國實(shí)行集體領(lǐng)導(dǎo)制，主要領(lǐng)導(dǎo)者周圍有數(shù)目不少的副職領(lǐng)導(dǎo)和各位職能負(fù)責(zé)人。秘書只是領(lǐng)導(dǎo)群體的綜合性公務(wù)服務(wù)人員。而美國管理組織中主要領(lǐng)導(dǎo)人的權(quán)力比較集中，其秘書人員大多只對主要領(lǐng)導(dǎo)人個人負(fù)責(zé)。由此，秘書往往為其領(lǐng)導(dǎo)分擔(dān)執(zhí)行性管理事務(wù)和被授予部分責(zé)任和權(quán)力。中美秘書的這種差異，正在縮小。隨我國機(jī)構(gòu)改革，不少組織減少了副職，由秘書承擔(dān)起“行政助理”的任務(wù)。

　　中美秘書職能差異的歷史淵源與現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)

　　我國現(xiàn)代秘書理論與實(shí)踐是由我國古代政權(quán)機(jī)構(gòu)中的官僚和吏員辦文辦事、輔助統(tǒng)治者的秘書性活動的經(jīng)驗(yàn)和理論發(fā)端的。我國20世紀(jì)80年代初興起的當(dāng)代秘書學(xué)則是以黨政機(jī)關(guān)秘書工作為主要研究對象逐步形成發(fā)展的。秘書性活動以撰制與辦理文書檔案、輔佐更高統(tǒng)治者為主要標(biāo)志。古代秘書史上記載的秘書性人物，大多是有一定權(quán)力和職位的官吏，其秘書性活動與封建國務(wù)管理密不可分。

　　美國現(xiàn)代秘書工作及其理論，可以說形成于19世紀(jì)末20世紀(jì)初興起的科學(xué)管理，是大機(jī)器生產(chǎn)發(fā)展到一定程度，公司經(jīng)理們對紛繁的管理事務(wù)難以獨(dú)勝其勞迫切需要近身助手的產(chǎn)物，秘書是商品經(jīng)濟(jì)發(fā)展到一定階段為彌補(bǔ)管理者精力、智能和時間等方面的不足而專設(shè)的綜合輔助性辦公人員。

　　通過比較分析，可以說，由于我國秘書工作及其理論帶有治世理政的嚴(yán)密性、規(guī)范性和承繼性，美國秘書工作及其理論帶有與經(jīng)營管理相適應(yīng)的多樣性、效率性和機(jī)變性。

　　中英秘書工作比較：

　　英國“秘書”的含義有三個層次：一是主事者身邊公務(wù)服務(wù)人員和辦事助手；二是非盈利社團(tuán)中義務(wù)操辦日常事務(wù)的負(fù)責(zé)人；三是政府官員。由于歷史背景和社會發(fā)展道路的不同，我國古代秘書官吏向現(xiàn)代秘書演化也與英國有所不同。首先，我國古代秘書官吏沒有能與英國對那樣同步三個方面的演化，而更先發(fā)展的是公務(wù)組織機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的助手——公職秘書，也就是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的秘書。

　　英國國家系統(tǒng)的“秘書”，是國家管理系統(tǒng)的一種職位，按其政府人事行政管理制度，分為兩類：一類是政務(wù)官、一類是事務(wù)官。前者指名為秘書，實(shí)為部長或官員。后者指行政執(zhí)行層次的官員，包括政務(wù)部以下的各級官員，其任務(wù)是按政府決策處理日常公務(wù)，這些事務(wù)是職業(yè)化、常任制的，不與內(nèi)閣共進(jìn)退，在政府各部的政務(wù)官員，即部長（國家秘書）的領(lǐng)導(dǎo)下執(zhí)行日常行政管理事務(wù)。這些普通行政人員分為四級：一是行政級，包括次長、司長、副司長、助理司長、科學(xué)等，其職責(zé)是輔助部長和協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制訂、草擬政策法令，聯(lián)系操辦和協(xié)調(diào)各級行政事務(wù)，負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)內(nèi)行政人員的考核與監(jiān)督；二是執(zhí)行級。這是指中下層干部，其職責(zé)是對次要的提案進(jìn)行初步審查分級。這是指中下層干部，其職責(zé)是對次要的提案進(jìn)行初步審查分析，解決和處理行政公務(wù)中可能出現(xiàn)的問題，主持次要工作的進(jìn)行等等；三是文書或辦事員級，主要任務(wù)是按一定法規(guī)、指示處理具體事務(wù)，按照具體格式準(zhǔn)確記錄、回答問題及統(tǒng)計(jì)資料；四是打字、資料和計(jì)算機(jī)操作級。這一類大多是雇傭的女性工作人員，主要從事抄寫、打字、計(jì)算機(jī)統(tǒng)計(jì)、接電話等工作。

　　比較之下，英國的常務(wù)秘書在某些方面相當(dāng)于我國的秘書長的職權(quán)，在決策中發(fā)揮信息綜合和運(yùn)籌策劃作用，但我國秘書長不是常任制的，往往和行政首長一樣換屆更替。從保持行政的連續(xù)性和政策的承繼性來看，英國的常務(wù)秘書能起到特殊的作用。

　　日本秘書工作更多的是個體秘書活動方式，雖然也有綜合性辦公部門，但日本秘書著作大多論述的是秘書個體活動。

　　中蘇秘書工作機(jī)構(gòu)的異同：蘇聯(lián)大機(jī)關(guān)設(shè)“辦公廳”，中國大型機(jī)關(guān)也設(shè)辦公廳，不同的是我國的辦公廳一般設(shè)有“調(diào)研處”或“政策研究室”，近幾年又設(shè)了“信息處”、“公關(guān)接待處”等機(jī)構(gòu)。