公文處理工作必須加強集中統一管理。黨和國家機關的公務文書在機關工作中具有強烈的機密性和現實效用性的重要辦事工具。公文處理工作關系到實現機關的職能和提高機關的辦事效率。為此，對機關的公文處理工作就必須加強集中統一管理。具體地說，就是由機關的秘書長或者辦公廳、辦公室主任統一領導、組織和安排公文處理工作，《辦法》明確規定：“ 公文由文秘部門統一收發、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀。” 因此，公文處理部門必須建立和健全包括簽發制度、批辦制度、傳閱制度、催辦制度、保密制度、用印制度、整理歸檔制度等在內的有關各項文書工作制度。凡是文件的收發、分送、傳遞、用印和歸檔都必須由機關的公文處理部門或者文書工作人員（專職的或者兼職的）統一負責掌握，而其他工作人員，不得擅自收文、取走、拆封，或者擅自蓋印和發出文件。機關領導、業務部門或者承辦人，在公文辦理完畢之后，還必須集中整理歸檔，任何個人不得擅自留存文件或者銷毀文件。