第一，先要搞清楚展覽會的目的、主題和類型。參加展覽會首先要目的明確，比如商品交易的目的是推銷產(chǎn)品，擴大貿(mào)易；再如以介紹新產(chǎn)品為目的的展覽，新產(chǎn)品就是展覽會的主題。明確主題后，圍繞主題將展覽的實物、圖片、圖表、文字等進行有機的組合、排列。主題不明確，就會造成版面結(jié)構(gòu)的混亂，給人雜亂無章的印象，達不到宣傳效果。
第二,充分做好本企業(yè)展臺傳播內(nèi)容的準備工作。要指定一名展版主編，由主編作出整體構(gòu)思布局，然后根據(jù)整體構(gòu)思收集實物和資料，對畫面、圖表、文字等進行繪制，加工美化。還要由專人負責寫出解說詞，解說詞要具體、生動、簡練。此外還要搞好解說員的培訓工作等。
第三，邀請參觀者，要采用不同方式發(fā)出請柬，并同時告知展覽會的主題、類型、要求、時間、地點等。
第四，要向新聞機構(gòu)采取合適的形式發(fā)布消息，提供充足的新聞稿和資料，通過廣播、電視的宣傳在展覽會開始之前充分做好宣傳，吸引更多的參觀者。
第五，準備好業(yè)務洽談處、組織好工作人員等。
第六，對展覽會的各項費用，要仔細預算，并報上級有關部門批準。