在過程改進活動中，涉及三項首要的活動：一是選擇關鍵過程。二是確定過程主管和團隊。三是提供過程使命陳述和目標。
在此基礎上通常把過程改進活動分為計劃、轉換和運作管理三個階段：
（1）計劃階段
過程改進活動的第一個階段就是計劃，它包括以下六個步驟：
①定義當前過程
過程主管與團隊共同合作以精確地定義過程。在完成這一任務的過程中，他們的出發點和主要參照便是質量委員會在選定關鍵過程和辨識過程主管和團隊時所建立的過程文件。這些文件中包括了初步的使命和目標的陳述。
②確定顧客需要并繪制出該過程的流程圖
為了使過程能夠高效地運行，團隊必須識別出所有的顧客，確定顧客需要，并將之排出先后次序。明確先后次序能夠使團隊集中注意力并將精力花到更有效的地方。
③建立過程測量指標
能夠測量的東西，才能夠實現，因此建立、收集并運用正確的測量指標對于管理業務過程質量發揮著重要作用。
④對過程進行分析
過程分析的目的在于：評價現有過程的效果和效率；識別績效不良的內在原因；識別改進的機會；實施改進活動。
⑤設計（或重新設計）過程
在過程設計中，團隊要定義出實現產品目標的具體運作手段。其成果是一個新設計的過程方案。在設計上進行的變更可歸納為五個大類，即工作流程、技術、人員和組織、物質的基礎架構以及政策和規章制度。
⑥創建新過程方案
當對一個關鍵的過程進行了重新的定義后，我們必須將新過程文件化，并詳細說明新的步驟。在新過程方案中，包括了新過程的構成，還有旨在保持新的過程績效水平的控制方案。
（2）轉移階段
轉移階段包括以下三個步驟：
①計劃實施中所涉及的問題
一項重大的過程改進活動會涉及巨大的花費并促成組織的根本性變革。因此必須仔細加以計劃、安排和實現，以便新過程能夠進行部署以進入到運作管理階段。
②計劃實施行動
這一步驟的輸出是一個復雜的工作計劃，這一計劃將由過程主管和過程管理團隊來實施。
③部署新的過程方案
在實際實施新過程之前，團隊要對新的過程方案加以測試。
（3）運作管理階段
運作管理中的主要活動包括以下三個方面：
①過程質量控制
“過程控制”是一個持續的管理過程，在這一過程中，通過對控制點的測量來把握過程的實際績效，將測量結果與質量目標進行比較，并對偏差采取行動。過程控制的目標是確保業務過程的績效保持在所計劃的水平上。
②過程質量改進
通過監測相對于顧客要求的過程績效，過程主管就能夠識別出過程的輸出與實現顧客滿意之間的差距。
③定期的過程評審和評價
過程主管對當前的過程績效進行評審和評價，以保證過程按計劃運行。評審應包括對過程設計本身的評審和評價，以應對設計條件的變化和預期的未來變化。